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Entlastung des Vertriebs durch Shared Services für unterstützende Vertriebsprozesse im Technologiesektor

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Stern Stewart & CO. GmbH
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Ausgangssituation – Dezentrale Back Office Funktionen führten zu hohen Prozesskosten und mangelnden Standards

Bei unserem Kunden, einem international aufgestelltem Unternehmen der Technologie-Branche, waren die Back Office Funktionen der Buchhaltung, Fakturierung und HR dezentral über 18 Länder und 4 Gesellschaften verteilt. Dies führte zu einem sehr geringen Grad an Zusammenarbeit und somit zu Redundanzen, erhöhtem Abstimmungsaufwand sowie mangelnden Standards in der Kundenbetreuung. Als Folge verzeichnet das Unternehmen signifikante Effizienzverluste und eine eingeschränkte Schlagkräftigkeit der Vertriebsorganisation.

Projektansatz – Konsequente Prozesserfassung und -allokation erlaubt Bündelung ohne Schaffung von Parallelprozessen

Eine ganzheitliche Prozesserfassung und -analyse anhand von standardisierten Templates bildete den Ausgangspunkt des Projektes. Auf Grundlage der erstellten Prozesslandschaft wurde das Zentralisierungspotential unter Berücksichtigung der Kundeninteraktion ermittelt. Nach der Business Case Bewertung inklusive einer umfassenden Standortanalyse konnten erste (Teil-) Prozesse gebündelt werden. Die Zentralisierung von repetitiven Prozessen in spezialisierten Einheiten ermöglichte nicht nur Kosteneinsparungen durch Effizienzhebung sondern erhöhte auch die Effektivität durch klare Fokussierung und Verantwortung. Best Practice Sharing, dokumentierte Prozessbeschreibungen sowie Trainings zu allen standardisierten Prozessen sorgten für ein reibungsloses Change Management.

Erkenntnis – Zentralisierung von Standardprozessen muss unter der Berücksichtigung von Kundenbedürfnissen erfolgen

Die Dezentralisierung von Back Office Prozessen, wie sie vor zwei Jahrzehnten noch als innovativ galt, ist heute nicht mehr zeitgemäß: Der internationale Wettbewerb hat die Kostentoleranz reduziert und die Kundenerwartung an professionellen und einheitlichen Services verstärkt. Nur wer die Prozesslandschaft und Ablaufreihenfolge ganzheitlich erfasst und strukturiert, kann dem Kunden im Endeffekt einen ebenso professionellen als auch individuellen Service anbieten – und das bei einem attraktiveren Deckungsbeitrag.

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